Wat beteken jij voor de gemeente Someren?

Als secretaresse maak je samen met twee andere collega’s het secretariaat van de gemeente Someren tot een geoliede machine. Naast secretariële taken behoren ook kabinetswerkzaamheden tot jouw taken, wat deze functie extra gevarieerd maakt!

Wat ga je doen?

In de functie word jij op de eerste plaats aanspreekpunt voor onze burgemeester. De verdere verdeling van ondersteuning stemmen we af binnen het team.

• Als secretaresse zorg je ervoor dat de burgemeester probleemloos haar dag doorkomt.
• Je bent de spil in de dagelijkse gang van zaken: een schakel voor de interne en externe contacten.
• Je beheert de (complexe) agenda, zet vergaderstukken klaar in digitale systemen, plant afspraken in, onderhoudt contacten met diverse instanties/instellingen en bereidt overleggen voor zodat zij onbezorgd afspraken kan hebben.

• Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en knelpunten en denkt mee over het verbeteren van procedures.

• Je signaleert en anticipeert op wat er nodig is, omdat meedenken en meevoelen je in het bloed zit. Je weet daarbij ook goed om te gaan met vertrouwelijke zaken; integriteit is een must.
• Proactief als je bent, weet je met gemak je weg in de organisatie te vinden en daarbuiten.
• Je stemt waar nodig af met je directe collega’s en vervangt elkaar in voorkomende gevallen.

Naast je werk als secretaresse ben je ook verantwoordelijk voor ondersteuning bij representatietaken van de burgemeester en wethouders. Ook kabinetswerkzaamheden behoren tot deze functie. Je kunt hierbij denken aan het aanvragen van Koninklijke Onderscheidingen en gemeentelijke onderscheidingen en andere eretekens. Ook het ondersteunen bij diverse evenementen zoals de jaarlijkse 4 mei-herdenking hoor hierbij.

• Adviseert en ondersteunt het college en in het bijzonder de burgemeester bij representatieve aangelegenheden. Je hebt een actieve rol in de organisatie en uitvoering ervan.
• Je ontwikkelt richtlijnen voor de invulling van representatie en protocol, relatiebeheer en relatiegeschenken. Je adviseert over de toepassing ervan en je voert deze ook uit.
• Samen met externe partijen zorg je voor de invulling en organisatie van jaarlijks terugkerende activiteiten, zoals de nieuwjaarsreceptie en Lintjesregengouden bruidsparenbijeenkomsten. .
• Je schrijft voorwoorden en toespraken voor de burgemeester.

Jouw profiel

• je hebt enkele jaren werkervaring als secretaresse en je bent zeer behendig in het gebruik van MS Office.
• Jij bent een proactieve, hands-on en zelfstandig functionerende secretaresse, ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een pre.
• Jij weet wat het is om een bestuur te ondersteunen en hebt dienstbaarheid en integriteit hoog in het vaandel staan.
• Je durft dingen uit handen te nemen, kunt goed prioriteiten stellen en weet wat het belangrijkste is om op te pakken.

• Op het secretariaat is iedere werkdag bezetting gewenst van 09.00 tot 17.00. Je bent flexibel in je beschikbaarheid.

Ons aanbod

• Een tijdelijk contract voor de duur van 1 jaar, met de intentie om dit na 1 jaar en na een goede beoordeling om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een informele organisatie met een prettige werksfeer;
• Een werkweek van 36 uur;
• Afhankelijk van je ervaring een salaris van maximaal € 3.301,- (schaal 7);
• Naast jouw salaris beschik je over een Individueel Keuze Budget van 17,05 % van je bruto jaarsalaris. Je beheert dit budget zelf en je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit (of een deel hiervan) te laten uitbetalen, in te zetten voor je vitaliteit of er vakantie uren van te kopen.
• Wij zijn een moderne werkgever. Wij kennen uitstekende arbeidsvoorwaarden op het gebied van reiskosten woon-werkverkeer, flexibele werktijden, een eigen mobiele telefoon en laptop, verlofregelingen en studiefaciliteiten.

Interesse?

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Solliciteer dan nu door het sollicitatieformulier in te vullen en je CV en motivatiebrief te uploaden. We nodigen mensen met een beperking nadrukkelijk uit om te solliciteren. Je kunt uiterlijk t/m 2 november a.s. reageren. De eerste gesprekken zijn gepland op 14 november in de middag.

Voor meer informatie over deze functie neem je contact op met Buck Messing, Manager afdeling Bedrijfsvoering, telefoon 0493-494888.

De vacature wordt intern en extern gelijktijdig opengesteld. Interne kandidaten hebben voorrang bij gelijke geschiktheid.

Als onderdeel van de selectieprocedure kunnen wij gebruik maken van ontwikkel- of selectieassessments, andere functiegerichte testen en social media. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.