Job description
Management Assistent
Faculteit/Dienst: Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica
Opleidingsniveau: HBO
Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel
Sluitingsdatum: 31 oktober 2022
Vacaturenummer: 10400
Ben jij op zoek naar een dynamische en dienstverlenende functie in een levendig onderzoeksinstituut? Het bedrijfsbureau van het Anton Pannekoek Instituut voor Sterrenkunde (API) zoekt een nieuwe collega! Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, initiatiefrijke en leergierige managementassistent voor 32 tot 38 uur per week. Door de aanwezigheid van vele jonge onderzoekers en masterstudenten heerst op het instituut een informele en internationale sfeer.
Het API bedrijfsbureau bestaat uit een team van vier gemotiveerde collega’s. Als team bieden we ondersteuning aan de directeur en het gehele instituut. Op het secretariaat werken twee managementassistenten, waarvan jij er één bent. Binnen het bedrijfsbureau wordt nauw samengewerkt en zijn de lijnen kort. We hechten veel waarde aan een open, gezellige en fijne sfeer in het instituut.
Wat ga je doen?
Je bent een allround managementassistent en een eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en gasten van het instituut. Je werkpakket is breed en gevarieerd.
De taken en verantwoordelijkheden omvatten onder andere het volgende:
- algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals het verstrekken van informatie, het boeken van ruimtes, bestellingen plaatsen, het ontvangen van bezoekers en het wegwijs maken van nieuwe medewerkers;
- verantwoordelijk voor de logistieke planning, voorbereiding en organisatie van grote en kleine bijeenkomsten zoals congressen, workshops, evenementen en meetings en het tijdig signaleren van mogelijke knelpunten ;
- het regelen van huisvesting en (hotel)reserveringen voor buitenlandse medewerkers en gasten;
- het monitoren van procedure rondom de promotie van promovendi;
- zelfstandig informatie verzamelen, redigeren en publiceren op de website van het instituut;
- ondersteuning bij de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van personeelsbeheer en financiën (afhandelen en administreren van facturen en declaraties);
- inhoudelijke ondersteuning bieden door het verzamelen, bewerken en rechercheren van managementinformatie voor het directieteam;
- pro-actief onderhouden en beheren van digitale werkarchieven, emaillijsten en administratie up-to-date houden;
- effectief beheren van complexe agenda’s en kalenders, zoals de agenda van de wetenschappelijke directeur en de agenda’s van diverse zaalreserveringen.
Vakanties plannen we in overleg met het team. In uitzonderlijke gevallen zal je bereidheid gevraagd worden om rekening te houden met drukke periodes.
Jouw profiel
Het werken in een klein team binnen een grote organisatie vergt gevoel voor verhoudingen, samenwerking en assertiviteit. Je neemt initiatief, bent doortastend in het oppakken van zaken en kan je verplaatsen in de wensen van de wetenschappers die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen en zelfstandig aan de slag te gaan. Jouw planning- en organisatiekunst is sterk, je kunt multi-tasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent communicatief sterk. Bovenal vinden we het belangrijk dat je betrokken bent bij het team en dat je het leuk vindt om nieuwe dingen te leren.
Jouw ervaring en profiel:
- Minimaal HBO werk- en denkniveau, óf je hebt ruim voldoende ervaring opgedaan in en vergelijkbare functie in vergelijkbare setting;
- een aantal jaren werkervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare, academische, internationale werkomgeving;
- uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
- dienstverlenende, sociale en proactieve instelling: een echte aanpakker;
- organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
- zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
- je blijft optimaal functioneren onder (tijds)druk;
- ruime praktijkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint);
- ervaring met het beheren van websites via een content management systeem strekt tot aanbeveling;
- ervaring met notuleren is een pré;
- je hebt de intentie tot meerjarige commitment.
Ons aanbod
We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32-38 uur per week voor één jaar. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Startdatum is per direct of in overleg.
Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2,471 tot € 3,336 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management assistent 2 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.
Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:
- 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
- verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
- verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
- 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
- gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
- de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
- een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;
Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.
Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.
Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.
Het Anton Pannekoek Instituut voor Sterrenkunde (API) is een van de acht onderzoeksinstituten van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Wij zijn een dynamisch instituut met medewerkers en studenten uit de hele wereld en verzorgen bloeiende bachelor- en masteropleidingen. We zijn een van de vier instituten van de nationale top-onderzoeksschool voor astronomie (NOVA), en een van leidende spelers wereldwijd in de astronomie.
Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.
Vragen?
Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:
- Kim Ragetli, Instituutsmanager: k.ragetli@uva.nl, tel. 020-525-8472.
Sollicitatie
Herken je je grotendeels in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand voor 31 oktober 2022.
- Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
- Motivatiebrief.
Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.
Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.
Wij stellen acquisitie niet op prijs
estebanjefferson.com is the go-to platform for job seekers looking for the best job postings from around the web. With a focus on quality, the platform guarantees that all job postings are from reliable sources and are up-to-date. It also offers a variety of tools to help users find the perfect job for them, such as searching by location and filtering by industry. Furthermore, estebanjefferson.com provides helpful resources like resume tips and career advice to give job seekers an edge in their search. With its commitment to quality and user-friendliness, estebanjefferson.com is the ideal place to find your next job.