Job description
Directiesecretaresse / Teamleider
Faculteit/Dienst: Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica
Opleidingsniveau: HBO
Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel
Sluitingsdatum: 13 oktober 2022
Vacaturenummer: 10304
Wie zijn wij?
De Faculteit der Wiskunde, Natuurwetenschappen en Informatica telt circa 7000 studenten en 1.700 medewerkers, verspreid over acht onderzoeksinstituten, zeven onderwijsinstituten en een aantal ondersteunende, facultaire diensten. De faculteit is een dynamische, internationale omgeving. Het directiesecretariaat ondersteunt het directieteam van de faculteit en vervult een aantal algemene ondersteunende taken voor het faculteitsbureau.
Het directiesecretariaat bestaat op dit moment uit een team van vier gemotiveerde secretaresses. De secretaresses hebben ieder hun eigen takenpakket en nemen de werkzaamheden van collega's waar bij hun afwezigheid. De onderlinge sfeer is goed en het directiesecretariaat functioneert echt als een team. In verband met de afwezigheid van een collega zijn we tijdelijk, voor de periode t/m februari 2023, op zoek naar een interim-directiesecretaresse, tevens teamleider van het directiesecretariaat. In deze functie vervul je de rol van managementassistente voor de decaan en geef je leiding aan het secretariaat.
Wat ga je doen?
- Je ondersteunt de decaan in de brede zin van het woord. Je beheert zijn agenda en handelt zelfstandig e-mails af. Je signaleert wat belangrijk is en wat even kan wachten. Je plant en verzorgt vergaderingen, inclusief zaalreservering en catering, en je regelt zakenreizen en hotelovernachtingen.
- Je geeft leiding aan het team van secretaresses. Je zorgt voor de werkverdeling, een stimulerende werkomgeving en een fijne sfeer.
- Je notuleert bij de vergadering van het directieteam van de faculteit en voorkomende andere overleggen.
- Je bent samen met de andere secretaresses de steun en toeverlaat én het visitekaartje van de directie en het faculteitsbureau. Je ontvangt bezoekers, helpt collega’s met vragen en maakt zo voor iedereen het werken makkelijker en leuker.
Wie zoeken wij?
We zijn op zoek naar een tijdelijke collega met:
- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding;
- Een aantal jaren relevante ervaring in een soortgelijke leidinggevende functie;
- Een proactieve en dienstverlenende instelling en een goed gevoel voor verhoudingen. Je kunt prioriteiten stellen, improviseren en presteren onder tijdsdruk;
- Uitstekende ICT-vaardigheden. Je hebt MS-Office goed onder de knie en je kunt je snel inwerken in andere programma’s als Teams en Sharepoint;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.
Ons aanbod
We bieden een tijdelijke overeenkomst voor 32-38 uur per week. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk.
Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 3.098 tot € 4.257 (schaal 9). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Teamleider 1 is van toepassing. Kandidaten met een bestaand dienstverband bij de Universiteit van Amsterdam ontvangen een waarnemingstoelage voor de duur van de waarneming. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.
Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:
- 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
- verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
- verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
- verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
- 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
- gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
- de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
- een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;
Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.
Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.
Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.
Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.
Vragen?
Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:
Floor Frederiks, Bestuurssecretaris / Hoofd Bestuurszaken, f.frederiks@uva.nl
Sollicitatie
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand vóór 13 oktober 2022.
- Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
- motivatiebrief;
Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.
Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.
Wij stellen acquisitie niet op prijs
estebanjefferson.com is the go-to platform for job seekers looking for the best job postings from around the web. With a focus on quality, the platform guarantees that all job postings are from reliable sources and are up-to-date. It also offers a variety of tools to help users find the perfect job for them, such as searching by location and filtering by industry. Furthermore, estebanjefferson.com provides helpful resources like resume tips and career advice to give job seekers an edge in their search. With its commitment to quality and user-friendliness, estebanjefferson.com is the ideal place to find your next job.