Ben jij een proactieve directiesecretaresse/managementondersteuner die altijd het overzicht houdt? Zorg je er graag voor dat de werkweek van onze directie op rolletjes loopt? En wil je werken bij een organisatie met maatschappelijke relevantie? Dan is BIJ12 op zoek naar jou!

BIJ12 is onderdeel van het Interprovinciaal Overleg en werkt voor provincies. Zorg voor de natuur en de omgeving waarin wij leven is één van de taken van de provincies. Wij ondersteunen provincies hierbij door data, kennis en informatie bijeen te brengen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. Ook zorgen we voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Goed opdrachtnemerschap, resultaatgerichtheid en samenwerken vinden we hierbij belangrijk. Ga voor meer informatie naar www.bij12.nl of bekijk onze kennismakingsfilm.

Voor onze directeur en plaatsvervangend directeur zijn wij op zoek naar een:

Directiesecretaresse/Managementondersteuner
Utrecht, 36 uur per week

Over het team
BIJ12 bestaat uit vijf units. Dit zijn Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater), NINB (Natuurinformatie en Natuurbeheer), het Expertiseteam Stikstof en Natura 2000 en Gemeenschappelijke Beheerorganisatie (GBO Provincies). Deze units worden ondersteund door de unit Bedrijfsvoering. Het managementteam (MT) bestaat uit de directeur, de directiesecretaris en de managers van de units. Eén van de unitmanagers vervult ook de rol van plaatsvervangend directeur. Jij bent onderdeel van de directie.

Dit ga je doen
Binnen de functie directiesecretaresse/managementondersteuner verricht je zowel secretariële als projectmanagementtaken (PMO). Je ondersteunt de directeur en plaatsvervangend directeur bij de organisatie van hun taken en verantwoordelijkheden, het bewaken van hun (complexe) agenda’s, afspraken, planningen en het efficiënt doorgeven van relevante informatie. Je zorgt er – samen met de directiesecretaris – voor dat de ambtelijk bestuurlijke processen soepel verlopen. Verder bereid je vergaderingen en overleggen voor en zorg je dat afspraken worden nagekomen en bewaak je de acties en termijnen die hieruit voortkomen. Daarnaast verzorg je correspondentie en onderhoud je contact met secretariaten van directeuren en bestuurders bij provincies en andere relevante partners. Je werkt nauw en collegiaal samen met de andere secretaresses binnen BIJ12 en het IPO-Bureau.

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van overzichten die voor de directie van belang zijn. Ook beheer je relatiebestanden en overige gegevensbestanden. Je ondersteunt onder andere de directiesecretaris bij het verzamelen en opstellen van stukken, planningen en documenten. Verder bewaak je de naleving van kaders, richtlijnen en regelgeving. Ook signaleer je proactief kansen en knelpunten binnen het secretariaat en doe je verbetervoorstellen voor processen.

Door de ontwikkeling van BIJ12 begeeft de organisatie zich in een meer politiek-bestuurlijk krachtenveld. Het vraagt specifieke competenties en kennis om de directeur te ondersteunen in deze politiek-bestuurlijke omgeving. Dit betekent dat je betrouwbaar en integer bent en gestructureerd werkt. Daarnaast is het belangrijk dat je accuraat, kwaliteitsbewust, omgevingsbewust, flexibel, proactief, doelgericht en betrokken bent. Je bent representatief, doortastend en je bent toegankelijk en vriendelijk. Je bent goed in staat zelfstandig te werken en functioneert ook graag in teamverband. Je bent gewend met verschillende zaken tegelijk bezig te zijn en goed overzicht te bewaren.

Verder heb je:

• Een afgeronde en relevante opleiding op mbo+/hbo-niveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met het werken binnen de overheid (pre).
• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel) en SharePoint.
• Ervaring en vaardigheid in het verwerken van gegevens in administratie(s).
• Een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

• Een dienstverband van een jaar met de mogelijkheid om dit om te zetten in een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Een uitdagende functie in een energieke, flexibele en jonge werkomgeving voor 36 uur per week (1,0 fte).
• Een salaris van minimaal € 2.818,63 en maximaal € 4.004,93 per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 9 cao Provincies) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van circa 22%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het ook met voordeel inzetten voor bepaalde aankopen zoals een fiets, opleiding of thuiswerkplek.
• Een volledige vergoeding voor woon-werkverkeer op basis van ov.
• Telefoon en laptop van BIJ12.
• Persoonlijk Ontwikkel Budget van € 5000,- per 5 jaar.
• Een moderne, open werkomgeving, op loopafstand van Utrecht Centraal Station.

Herken je jezelf in het profiel en competenties en denk je een goede invulling te geven aan deze functie? Stuur dan je motivatiebrief samen met je cv naar HR via vacature@bij12.nl of solliciteer via het sollicitatieformulier op onze website. Doe dit zo snel mogelijk.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Jolinda van der Endt (directeur BIJ12) op telefoonnummer 06-48131094.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.